Procesai yra tokie, kurie leidžia mums turėti „šabloną“, kuris veikia kaip vadovas projekte dalyvaujantiems žmonėms, be to, jie palaiko kiekvieną projektą atitinkantį indėlį; Visa tai taip, kad kai tik jie bus atlikti, vadovybės komanda, o kartu ir lauko ar „operatyvinė“ komanda, suprato, ką jie padarė ir kaip tai padarė.
Tai labai svarbus elementas rengiant pažangos ataskaitas ir sukaupiant daugybę išmoktų pamokų, neskaičiuojant, kad tai padeda grupės kokybei, nes jos nariai ne tik žino, ko tikimasi iš kiekvienos komandos, bet ir supranta, kaip viskas Rezultatai ir užduotys sąveikauja tarpusavyje, kad būtų pasiektas tikslas ir kaip kitos komandos atlieka savo darbo dalį.
Verta paminėti, kad komandos naudojami procesai yra ne tik žinių valdymo srityse naudojami; Tai gali būti viskas, nuo prieinamumo problemų, iki dokumentų, susijusių su verslo pavyzdžiais ar sistemos kodais, sukūrimo, projekto tvarkaraščio atnaujinimo, sistemos funkcionalumo testavimo ir daugelio kitų užduočių, kurias reikia atlikti. vystosi įgyvendinant projektą, net kai jie nėra tiesiogiai susiję su konkrečiais projekto rezultatais. Žinoma, taip pat bus organizacijų, kur formuojamas naujas procesas, skirtas naujiems procesams kurti… bet tai gali būti šiek tiek biurokratinė ar perdėta ir galbūt net patologinė; tačiau kiekviena organizacija yra pasaulis, veikiantis pagal savo taisykles.
Nepaisant to, kiek ir kokie procesai naudojami projekte, svarbiausia yra juos nuolat vertinti. Jei užsibrėžti tikslai nėra pasiekti, net jei jų yra labai mažai, procesus reikia peržiūrėti ir ši atsakomybė tenka projekto valdymo komandai. Turime įsitikinti, kad procesas yra patobulintas, kad jis būtų naudingas tiek dabartiniam, tiek būsimiems projektams. Iš pradžių visada turime būti nuoširdūs ir objektyvūs taikydami procesus. Jei reikalaujama pakeisti projektą, ypač tokį, kuris jau yra vykdymo stadijoje, turime imtis reikiamų priemonių ir suprasti, kad jis turi būti vykdomas (arbajei tai susiję su keliais pakeitimais), darykite labai atsargiai, nes esame nepažįstamoje vietovėje - nesvarbu, ar gerai išmokome procesą ar kiek kartų mes jį atlikome… pakeitimai gali paversti jį visiškai nauju.
Bet, kad sumažintume ir galimą riziką, ir darbą, kurį reiktų atlikti, siūlome pagalvoti apie šiuos penkis veiksmus, kurie padės įsitikinti, kad labai atidžiai vertinate savo procesus ir pataisote tai, kas būtina efektyviai, nepamirštant. atsargiai bet kuriuo metu. Tokiu būdu projekto komanda gali juos priimti ir judėti pirmyn, nes dabar jiems patobulintas procesas.
1 žingsnis: Įvertinkite
Kas negerai procese? Atidžiai pažiūrėję ir atkreipę dėmesį į detales, kurios iš pirmo žvilgsnio yra ne vietoje, pirmiausia turėtume įrašyti, kur pastebime dalykus, kurie neveikia arba netrukdo procesui. Dabar nereikėtų neišsamiai išsiaiškinti ar iš naujo atrasti juodo gijos, juo labiau atsisakyti bet kokio dokumento, kuriame tai nurodoma…, nes tai nėra tinkamas laikas tai padaryti. Jei projektas vykdomas, yra tikimybė, kad nėra pakankamai laiko ar išteklių - ir greičiausiai jų nėra - visiškai pertvarkyti procesą. Taigi, kad nebūtų per daug pavargę, vertinimas turėtų būti sutelktas į problemą keliantį elementą ar elementus, kurie yra „pažeisti“ proceso metu, kaip jis buvo vykdomas iki šiol. Žinoma,norint atskleisti šią specifinę proceso dalį, gali prireikti daug rimtesnių tyrimų ir diskusijų tarp komandos narių; Bet kai jau nustatėme neveikiantį elementą, projekto vadovas gali nustatyti, kodėl taip nėra. Mes manome, kad proceso istorijos peržiūra bus naudinga ir naudinga rengiant mūsų vertinimą; Žinojimas, kodėl jis buvo įkurtas taip, kaip jis pagamintas, gali padėti suprasti, kodėl jis neveikia 100 proc. Nors tiesa, kad neveikianti dalis, galbūt tai nedidelė viso proceso dalis, logiška manyti, kad bus dar daugiau žingsnių - tiek prieš, tiek po to -, kuriems įtakos turės padaryti pakeitimai, ir dėl šios priežasties,mes taip pat turime į juos atsižvelgti vertindami.
2 veiksmas: gaukite atsiliepimą ir įrašykite
Na, dabar, kai mes įvertinome procesą ir nustatėme proceso žingsnius, kuriuos turime pakeisti, mes, kaip projekto vadovai, turėtume paprašyti projekto komandos ir kai kurių dalykų ekspertų atsiliepimų ir pasiūlymų, ką būtų galima padaryti norint išspręsti problemą.. Jei procesas keičiamas, jį naudojantys žmonės turėtų pareikšti savo nuomonę apie tai, kas galėtų veikti geriausiai, nes jie yra geriausias informacijos šaltinis patvirtinantiems, kas galėtų veikti, o kas visai neveiktų. Šios idėjos yra svarbios peržiūrint procesą, nors daugeliu atvejų jį vykdantys žmonės gali nematyti viso paveikslo - ypač jei kai kurios proceso dalys susikerta su kitais projekto šaltiniais ar komandomis ir,po to „generatoriaus“ komandos nariai praranda jį. Taigi projekto vadovas turėtų surinkti šį atsiliepimą ir labai atidžiai jį išnagrinėti, kad galėtų sukurti pagrįstą apžvalgą.
3 žingsnis: eskizas
Tai yra momentas, kai mes įdedame pieštukus į darbą ir pradedame kurti pokyčių scenarijus. Turime atkreipti ypatingą dėmesį į kiekvieną poveikį, kurį gali sukelti planuojami pokyčiai. Taip pat labai svarbu nuolat registruoti visus padarytus pakeitimus, kad procesą vykdantys žmonės galėtų juos lengvai pamatyti. Gali prireikti sudaryti „informacinę lentelę“ arba „greitą vadovą“, nes tai yra puikus įrankis pranešti apie šiuos pakeitimus ir padėti kitiems juos naudoti bei sugebėti neatsilikti nuo vadybos biuro nustatyto proceso. projektų (PMO). Tačiau turime jus įspėti: eskizų negalima daryti atskirai ir griežtai.Tuo pačiu būdu, kai buvo gautos nuomonės ir idėjos, ką būtų galima pakeisti, būtina gauti konkrečius atsiliepimus apie šiame etape sugeneruotus dokumentus, be to, nuomonės turėtų būti tiek iš tiesioginių vartotojų, tiek iš tų, kuriuos būtų galima pamatyti vienaip ar kitaip įtraukiami į procesą.
4 žingsnis: Bendraukite
Kai eskizas taps galutiniu projektu - kadangi mes jį maksimaliai nupoliruojame - tada projekto vadovas turėtų pranešti savo komandai, kad yra peržiūrėtas procesas. Tai turėtų būti padaryta prieš veiksmingą įgyvendinimą, tačiau siūlome to nedaryti per anksti. Kodėl? Na, mes pagrįstume tuo, kad jei mes tai padarysime iš anksto, rizikuojame, kad komanda pamirš svarbią informaciją, kurią bandome jiems perduoti. Ši komunikacija turėtų būti tiesioginė ir joje turėtų būti tik reikiama informacija apie proceso pokyčius. Nėra ko daugiau pridurti, nes geriausiu atveju komanda jau žino priežastis, kodėl ir kaip buvo atlikti pakeitimai, taip pat viską, kas susiję su bendru jų vykdomu procesu ir jų tikslu; dėl viso šitoAtlikę darbą, jie turi tik suprasti, kas keičiasi atliekant darbą ar užduotį. Be to, jūs taip pat turite bendrauti su suinteresuotosiomis šalimis ir vadovais, nes būtina juos supažindinti su daromais patobulinimais ir tuo, kaip jie bus naudingi visam projektui.
5 žingsnis: Įdiekite
Paskutinis žingsnis yra pradėti peržiūrėtą procesą. Tačiau reikia pažymėti, kad labai įmanoma, kad prieš pradedant jį reikia „oficialaus patvirtinimo“, todėl jį reikia gauti kuo greičiau, kad nebūtų matomas projekto darbas atidėtas, kliudytas ar sulaikytas. Idealiu atveju iki to laiko visa detalė būtų aprėpta ir ištekliai būtų paruošti. Norint atlikti pataisytą procesą, reikia atlikti tik paprastą veiksmą - siųsti el. Laišką ar paskambinti. į lentą, kur visi svarbūs šaltiniai yra informuojami, kad jie gali pradėti ja naudotis.
Kai viskas bus padaryta, projekto vadovas gali šiek tiek atsipalaiduoti įsitikinęs, kad projektas vyksta kuo geriau… kol kas nors nurodo, kad dar viena proceso dalis neveikia.
Galbūt tai, ką jau minėjome pradžioje, kad egzistuoja procesas, skirtas vertinti procesus, nebeskamba taip seniai, ar ne?
