Tarp galimų problemų, kurios gali kilti su tiekėjais, yra šios (nes jų gali būti daugiau):
- Vėluoti atsakyti į užklausas (ar tai būtų citata, produkto pristatymas ar atsakymas į paslaugą).
- Mes prašome ne to, ką jie cituoja, arba, dar blogiau, nėra to, ką jie mums siunčia ar gauna.
- Susitarimai „pamirštami“.
- Dėl palaikymo ar paslaugų nėra sutarta.
- ir tt
Nors egzistuoja daugybė problemų, sprendimas yra paprastas, „ Stebėjimas ir kontrolė “, tačiau šios dvi sąvokos yra puikus derinys, skirtas sumažinti ar išvengti visų šių problemų.
Pasiruošimas dirbti su teikėju
Mes visada turime nepamiršti, kad turime užsakyti ir katalogizuoti visus savo tiekėjus, labai išsamią duomenų bazę iš visos įmonės, kurią jie parduoda, kokie yra geriausi produktai, kokie buvo mūsų palankūs ir nepalankūs rezultatai (tai yra labai svarbu žinoti ir užrašyti gedimų priežastis), net mūsų sąskaitos vadovas, kuris yra matomas įmonės veidas. Jei mes turime reikalų su visiškai nauja įmone, jie gali pradėti nuo straipsnio „Tiekėjų pasirinkimas“
Pirmas dalykas yra apibrėžti savo pradinį tašką, etaloną, ko mes tikimės kaip rezultatų. Tai leis mums įvertinti pažangą, įvertinti rezultatus, žinoti, kaip teikėjas vertina prašymus ir reaguoja į mūsų poreikius.
Norėdami palengvinti mūsų darbą ir sukurti pradinį scenarijų, mes galime naudoti šiuos parametrus: Laikas, Kaina, Kokybė, Pasiekiamumas, kartu su jais sumažiname kintamuosius, kuriuos reikia sekti ir kontroliuoti. Paprastumo dėlei mes suprasime:
Laikas: laikas, kurį turime pasiekti savo tikslą, tai yra nuo prašymo tiekėjui iki verslo pabaigos (įskaitant palaikymą, paslaugas ir kt.).
Kaina: Biudžeto suma (duomenys skirti tik mums), noras mokėti už produktą ir (arba) paslaugą.
Kokybė: numatomos prekės ar paslaugos kokybės užtikrinimas.
Taikymo sritis: Apibrėžimas, ką turime pasiekti, ir konkretus aprašymas, koks turėtų būti ar turėtų būti galutinis produktas ar paslauga.
Šiuose 4 parametruose turime būti aiškūs, nes su jais mes išmatuosime savo tiekėjo pažangą.
Visada turime atsižvelgti į šių parametrų skirtumus, laikiną pranašumą ir sąnaudas, taip pat į kokybės ir apimties lankstumą, nes daugeliu atvejų šie kintamieji yra atvirkščiai proporcingi.
Apsvarstykite šiuos dalykus:
Jei tai gerai ir pigu,
tai nebus greita.
Jei tai gerai ir greitai,
tai nebus pigu.
Jei tai greita ir pigu,
tai nebus gerai.
Turime rasti pusiausvyrą tarp šių parametrų arba palankiai vertinti tuos, kurie mus domina, kitaip nusivilsime nepasiekę to, ko tikimasi.
Suprasdami visa tai, kas išdėstyta aukščiau, galime pradėti tiekėjo „stebėjimą ir kontrolę“.
Darbas su teikėju (stebėjimas ir kontrolė)
Mūsų atskaitos taškas yra tada, kai susisiekiame su tiekėju (su mūsų sukurta ir suderinta bazine linija), būtent čia mes pradedame savo stebėjimą ir kontrolę.
Ką norime pasiekti stebėdami ir kontroliuodami tiekėjus. Stebėdami rinksime duomenis apie tai, kokie laikosi reikalavimai (apimtis), šilti, kaštai, turėdami šiuos duomenis galime pritaikyti kontrolę, kuri prireikus leis mums nukreipti tiekėją.
Stebėdami galime naudoti kai kurias procedūras, pavyzdžiui:
- Turi dienoraštį, kuriame užrašome kiekvieną atliktą veiksmą (datas, atsakymus, pakeitimus ir pan.).
- Kiekvieną kartą, kai gauname informaciją iš tiekėjo, vertę, prekės ženklus, aptarnavimo laiką, sutartis, turime palyginti jas su pradine padėtimi, sudaryti lentelių lentelę ir įtraukti į sprendimų matricą, visada atsižvelgiant į laisvumą ir lankstumą, taip pat apibrėždami, kuri iš jų parametrų yra būtina.
Mes naudojame kontrolę norėdami ištaisyti tiekėjo nukrypimus nuo mūsų bazinės padėties, aptiktus tolesnėje veikloje, apie kiekvieną pataisymą reikia pranešti tiekėjui, kad būtų atlikti prašomi patikslinimai, labai svarbus patarimas tam yra „jei jis nėra parašytas (paštas), memorandumas ir kt.) neegzistuoja “.
Stebėjimą ir kontrolę reikia pakartoti tiek kartų, kiek reikia, kad būtų pasiektas mūsų pradinis pagrindas (atsižvelgiant į laisvumą ir lankstumą), tačiau, atsižvelgiant į tai, ko mes reikalaujame, valdymo priemonių taikymo laikas (pakeitimai) ir koregavimai) turėtų būti ribojamas laikas, kurį mes turime sprendimui. Jei vienas iš tiekėjų nepatenka į tai, ko buvo prašoma po kontrolės ribos, akivaizdu, kad turime jį pašalinti, tačiau jei tokiu atveju visi patenka, akivaizdu, kad mūsų pradinės padėties apibrėžimas yra BAD.
Tiksliau paaiškinti, kad vartojamos sąvokos nėra naujos, kiekviena iš jų plačiai naudojama šiame dokumente „ Projektų planavimas, stebėjimas ir kontrolė “, tai yra jų vartojimas santykiuose. su tiekėjais.
Apibendrinant
Stebint ir kontroliuojant tiekėjus reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:
- Organizuokite ir nustatykite tiekėjus, kurie patenkina mūsų sprendimą.
- Turėkite gerai apibrėžtą ir aiškų pagrindą.
- Apibrėžkite lankstumą ir lengvumą, kad nepatektumėte į nusivylimą.
- Nuolat stebėkite.
- palaikykite nuolatinę kontrolę, tačiau ribotą laiką.
- Žinoti, kaip laiku nustatyti tiekėjus, kurie pagal nustatytus parametrus neturi numatytų reagavimo pajėgumų.
- Priimkite, jei suklydome kurdami pradinę situaciją, ir ją ištaisykite.
