Verslo laiškas
Komercinis laiškas yra komunikacijos priemonė tarp dviejų komercinių kompanijų arba bendrovės su asmeniu, arba atvirkščiai. Paprastai jo turinys yra oficialus, oficialus ir (arba) konfidencialus.
Komercinė veikla yra labai įvairi, todėl yra keli verslo laiškų tipai. Svarbiausios iš jų yra: pardavimai, pretenzijos, pasiūlymai, informacijos ir reklamos prašymai.
Skirtingai nuo asmeninių laiškų, verslo laiškai turi griežtesnę kontūrą ir objektyvesnį atspalvį, todėl jie visada turi būti spausdinami.
Struktūra
Verslo laišką sudaro trys dalys: antraštė, laiško korpusas ir uždarymas.
Antraštė
Antraštė uždengia raidės viršutinę dalį. Jame visada yra firminiai blankai, vieta ir data, gavėjo adresas ir sveikinimas. Apskritai, laiško tema taip pat nurodoma, kad gavėjas tiesiogiai žinotų apie ką jis yra.
Kūnas
Laiško kūnas yra svarbiausia dalis. Jį sudaro trys dalys: įvadas, branduolys ir išvada.
- Įvade dažniausiai nurodomas ankstesnis susirašinėjimas, dėkojant gavėjui ir (arba) nurodant rašymo priežastį. Branduolyje plėtojama pagrindinė laiško idėja. Svarbu objektyviai ir aiškiai surašyti branduolį, ypač kai tai susiję su ieškiniu. Tai baigiasi išvada, kuri yra laiško santrauka ir (arba) padrąsinimas.
Uždarymas
Laiško pabaiga yra jo pabaiga. Čia visada atsisveikinimas, parašas, vardas ir pareigos.
Priedų atveju nurodomas jų skaičius. Taip pat galima pridėti „Postcript“ arba nurodyti, ar kopijos siunčiamos kitiems žmonėms.
Laiške visi elementai prasideda kairėje puslapio pusėje. Šis „bloko stilius“ yra bendras laiško sudarymo būdas.
Atsižvelgiant į verslo laiškų tikslus, su gavėju paprastai elgiamasi mandagiai. Pagarbos gydymas sveikinimais yra „gerbiamas (-i) ponas (-ai)“ arba „gerbiamas (-ieji) panele (-ai). Kita šiek tiek asmeniškesnė forma yra „Gerbiamasis Pone“ ir atitinkamos veislės. Laiško tekste autorius visada adresuoja adresatą „tu“ arba „tu“.
Norėdami nurodyti, ar fotokopijos siunčiamos kitiems žmonėms, naudojama frazė „Cc“, po kurios nurodomas kito gavėjo vardas.
Jei laiškas pasirašomas siuntėjo vardu, prieš parašą rašoma santrumpa „PO“ (įsakymu) arba „PA“ (įgaliojant), nurodant, kad laišką pasirašęs asmuo turi atsakingo asmens leidimą.
Pavyzdys:
|
Santjagas, 2003 m. Birželio 14 d
Manuelis Montas 367
Ponas H. Riverosas
SANTIAGO DE ČILIS
Tema: Kvietimas kalbėtis
Gerbiamas klientas:
Kreipiuosi į jus, kad paskelbčiau pokalbį, kuris vyks 2003 m. Birželio 21 d. 15 val. mūsų auditorijoje, kurią pateiks žinomas kelių knygų apie valdymą autorius Tomas Tomas Petersas.
Pokalbį sudarys šios temos: „žinoti, kaip klausyti“, „klausytis, tai negirdėti“, „iš ko susideda klausymas“? ir „mokėjimas klausytis = didesnis produktyvumas“.
Šis kvietimas skirtas tik išskirtiniams mūsų klientams, todėl tikimės tikėtis jūsų buvimo.
Sveikinu jus nuoširdžiai
Pamela A. Ritchie
Generalinis vadybininkas.
Pranešimas
Ataskaita skirta atsakyti į prašymą, kuris paprastai reikalauja tam tikro tyrimo ir duomenų rinkimo, kad kas nors būtų informuotas apie užklausos rezultatus.
Norėdami parašyti tokį dokumentą, galite atsakyti į šią klausimų schemą:
- Kas tiksliai tiriamas? Kodėl? Kokiu metodu? Kokie rezultatai? Kokios išvados?
Tai lemia fiksuotą pagrindinę tyrimo ataskaitos struktūrą:
- Įvadas (be kita ko, tyrimo objekto apibrėžimas) Problemos aprašymas Darbo būdas Rezultatai Rezultatas Išvada
Paprastai ir ypač įmonių ataskaitos yra konfidencialios. Jie yra formalūs, objektyvūs ir aiškūs, kad skaitytojas juos suprastų, ypač jei tai yra techninės ataskaitos.
Jei taip pat pridedate priedus, jie turėtų patekti į ataskaitos pabaigą, išskyrus atvejus, kai jie turėtų iliustruoti tai, kas sakoma, pavyzdžiui, statistikos lentelę.
Įvadas:
Šioje ataskaitoje bandoma įsitikinti, kad klausymasis nėra tas pats, kas klausymasis, nes pirmasis yra biologinis reiškinys, o antrasis priklauso kalbos sričiai, o aiškinimas yra svarbiausias veiksnys.
Problemos aprašymas:
Jei atidžiai išnagrinėsime bendravimą, suprasime, kad daugiausia kalbama ne apie kalbėjimą, o klausymąsi. Tai yra pagrindinis kalbos veiksnys. Efektyvus kalbėjimas pasiekiamas tik tada, kai po to veiksmingai klausoma. Todėl klausymasis nukreipia visą komunikacijos procesą. Klausydamiesi mes sukuriame aiškinamąjį pasaulį, o klausydamiesi girdime daugiau aiškinimo.
Darbo būdas:
Klausa yra biologinis reiškinys, jis susijęs su galimybe atskirti garsus mūsų sąveikoje su terpe (tai gali būti kažkas kitas). Klausa yra kai kurių gyvų rūšių biologinis pajėgumas, kurį gali sukelti aplinkos sutrikimai tokiu būdu, kad jie sukuria jutimo sritį, vadinamą garsu.
Kai kurie organizmai sukelia tam tikrus aplinkos sutrikimus, kuriuos mes vadiname klausos reiškiniu. Organizmai, priklausantys tai pačiai rūšiai, turi tą pačią biologinę struktūrą, paprastai sužadinami panašiu būdu tuo pačiu sutrikimu.
Klausymas yra visiškai kitoks reiškinys. Neklausoma, jei nedalyvaujama aiškinamojoje veikloje, net kai nėra garsų. Pavyzdžiui, mes „klausome“ gestų, kūno laikysenos tiek, kiek sugebame jiems suteikti prasmę. Taip pat galime klausytis tylių filmų, kai nėra garsų.
Rezultatas:
Efektyvus klausymasis tapo svarbiausiu prioritetu, nuo mūsų asmeninio gyvenimo iki verslo, pavyzdžiui, Tomas Petersas pabrėžia, kad viena pagrindinių prasto Šiaurės Amerikos vadovybės veiklos priežasčių yra tai, kad vadovas neklauso savo darbuotojų nei savo klientams, nei tam, kas vyksta rinkoje.
Klausymo veiksmas grindžiamas proto atvirumu, sutikimu, kad kiti skiriasi nuo mūsų. Norint įsiklausyti, būtina abipusė pagarba.
Išvada:
Klausymasis tapo gyvybiškai svarbiu dalyku užtikrinant ne tik efektyvų bendravimą ir asmeninę sėkmę, bet ir patį sambūvį.
3. Minutės
Protokolas yra dokumentas, kuriame išdėstomi posėdyje sudaryti susitarimai ir, apibendrinant, jame vykstantys svarstymai. Paprastai jie rašomi tiesiogiai knygoje, vadinamoje „Minutės knyga“. Reikalavimus, kuriuos reikia surašyti protokole, reglamentuoja Komercinis kodeksas, taip pat bendrovės ar asociacijos įstatai.
Aktą sudaro:
* antraštė arba pavadinimas ir įmonės ar asociacijos pavadinimas
* vieta, data, pradžios ir pabaigos laikas
* dalyvių sąrašas
* užsakyta vykusių diskusijų santrauka
* prezidento pritarimas ir parašas
* sekretoriaus parašas
Pavyzdys:
Debatų klubo direktorių tarybos posėdžio protokolas:
Padėjėjai:
P. D. Pamela Ritchie, pirmininkė
D. Carlos Diez
p. D. Pedro Benítez
p. D. Enrique Parra
p. D. Julio Aguirre
p. D. Daniel Echeverría
p. D. Roberto Castro, sekretorius
Data: 2003 m. Birželio 15 d
Pradžia: 16 val.
Pabaigos laikas: 17.30 val.
Vieta: Providencia komuna, Čilės Santjagas
Susitikimo eiga:
Sesija prasideda tokia darbotvarke:
- Diskusija apie klausymo ir klausos skirtumus Diskusija apie klausymą ir jo santykį su verslu Diskusija prasideda pirmuoju klausimu:
Ponas Pedro Benítezas paaiškina biologinį klausymo ir klausos skirtumą.
Ponas Enrique Parra sutinka su ponu Benítezu.
Balsuojant buvo nuspręsta:
- Patikėkite publikuoti tai, kas buvo aptarta p. Echeverría
Ponas. Ponas Carlosas Diezas prašo, kad jo balsavimas prieš diskusiją būtų įrašytas į protokolą dėl šios priežasties: Klausymas ir klausymas yra sinonimai, todėl jis nemato tokios diskusijos priežasties.
- Prasideda antrojo punkto aptarimas ir buvo vieningai nuspręsta atidėti šio punkto svarstymą iki kito posėdžio, kuris vyks 2003 m. Birželio 22 d.
Prezidentas sekretorius
patvirtino ir pasirašė parašu
Memorandumas
Būtent tas dokumentas yra naudojamas keistis informacija tarp skirtingų įmonės padalinių, kad būtų galima pranešti apie bet kokias rekomendacijas, nurodymus, instrukcijas, nuostatas ir pan. Paprastai šio tipo dokumentus sudaro šios dalys: asmens, kuriam jis skirtas, vardas, pavardė, siuntėjo vardas, data, tema, tema ir tekstas bei siuntėjo parašas. Jo rašymas turi būti trumpas, aiškus ir tikslus; Nors tokio tipo bendravime nėra įprasta naudotis atsisveikinimu, yra atvejų, kai jis turėtų būti naudojamas asmeniniam ir mandagiam prisilietimui prie pranešimo.
Yra kompanijų, kurios siunčia atspausdinti memorandumo formatus pagal jų poreikius, o speciali antraštė paprastai organizuojama taip:
| Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx MEMORANDUMAS : NUO: DATA PASKIRTIS : |
Pavyzdys:
„Ritchie SRL“
Memorandumas
Kam: RR vadovas. H H Enrique González
Iš: GG Pamela Ritchie
Data: 2003 m. Birželio 15 d
Tema: Klausykite darbuotojų
Žinomas valdymo guru Tomas Petersas pabrėžė, kad viena pagrindinių prasto Šiaurės Amerikos valdymo rezultatų yra ta, kad vadovas neklauso savo darbuotojų.
Todėl aš jums rekomenduoju. išklausykite visų mūsų darbuotojų pasiūlymų ir pasiūlymų, kaip geriau valdyti mūsų įmonę.
Sveikinimai tau. Pagarbiai
Pamela Ritchie
Generalinis vadybininkas
Testas
Tai yra žanras, kuris plėtoja autoriaus parengtą temą ar tezę išimtinai asmeniniu požiūriu ir reikalauja skaitytojo dalyvavimo, skatinančio jį mąstyti savarankiškai.
Esė gali būti bet kuri tema: autoriaus žinios ir patirtis, jo paties ar kitų samprotavimai, tiesioginis realybės stebėjimas, su sąlyga, kad raida yra originali ir subjektyvi.
Anot kiekvieno autoriaus, rašinys gali būti trumpas arba ilgas, tačiau paprastai visi pateikiami taip:
Įvadas: apie ką rašoma ir kodėl tema yra svarbi.
Tobulinimas: paaiškinta pagrindinė rašinio tema.
Išvada: apibendrina tai, kas buvo pasakyta anksčiau.
Pavyzdys:
Esė apie klausymą: aktyvi komunikacijos dimensija.
Neklausoma, jei nedalyvaujama aiškinamojoje veikloje. Čia slypi aktyvus klausymo aspektas.
Klausydamiesi ne tik klausome ištartų žodžių; mes taip pat girdime veiksmus, numanomus kalbant. Kadangi girdime veiksmo galimybes, taip pat galime priskirti prasmę, taip pat galime priskirti reikšmę dar neatliktiems veiksmams. Kai tai darome, mes kalbame apie „susirūpinimą“. Todėl klausydamiesi įsiklausome į žmonių rūpesčius. Klausome, kodėl žmonės atlieka tuos veiksmus, kuriuos atlieka. Tai leidžia mums išgirsti, kad kažkas nori praturtėti, kai sako, kad nori užsiimti verslu.
Klausydamiesi nesame pasyvūs to, kas sakoma. Priešingai, mes esame aktyvūs istorijų prodiuseriai. Dėl to turime leisti kitiems kalbėti, bet taip pat užduoti jiems klausimus, kurie mums leis suprasti faktus, priimti pagrįstus sprendimus ir susidaryti nuoseklias istorijas.
Nukrypdami nuo prielaidos, kad klausymasis yra pasyvus, dabar galime žiūrėti į klausymą kaip į veiksmą, kurį reikia atlikti, kaip į veiksmą, kurį galima suprojektuoti, ir kaip į veiksmą, pagrįstą konkrečiais įgūdžiais, kurių galime išmokti.
Apskritimas
Apvalūs laiškai skirti perduoti aktualias naujienas, kartu atskleidžiant jų priežastis. Aplinkraščiai dažnai rašomi dideliu skaičiumi ir spausdinta forma. Su tokio tipo laiškais galima pranešti apie įmonės steigimą, pakeitimą ar likvidavimą, adreso pasikeitimą, keliautojų vizitus, kainų pakeitimą ir pan. Paprastai į aplinkraščius neatsakoma, tačiau jūs galite tai padaryti dėl mandagumo ar noro pradėti komercinę operaciją.
Formatas gali būti keliais būdais, vienas iš jų yra toks:
-Letterhead: virš dokumento, kuriame minimas įmonės ar įstaigos pavadinimas.
-Cirlelio Nr.: Jis įdedamas po firminiu blanku, jis nurodo numerį, administraciniu požiūriu priskirtą tam konkrečiam apskritimui.
- Objektas / Tema: skyriuje „Circular N °“ tai trumpa nuoroda apie tai, kas yra aplinkraštis.
-Laikymo vieta, išleidimo data.
-Nuo: Nurodoma, kas siunčia aplinkraštį
-A: Nurodymas, kas siunčiama.
-Kūnas: jo turinys
-Atsakinė frazė
- Vardas, pavardė ir pareigos
Pavyzdys:
|
CIRCULAR NR. 15
TEMA: Tomo Peterso pokalbis
SANTIAGO, 2003 m. Birželio 19 d
IŠ: BENDRASIS VADOVAS
Kam: ZONOS VADOVAI
Dėl prestižinio Šiaurės Amerikos patarėjo vizito mūsų įmonėje noriu pakviesti jus į pokalbį, kurį jis 2003 m. Birželio 21 d. Pasiūlys mūsų auditorijos salėje šiomis temomis: „žinai, kaip klausyti“, „klausai, tai negirdi“, "Ką sudaro klausymas?" ir „mokėjimas klausytis = didesnis produktyvumas“.
Sveikinu jus nuoširdžiai.
Pamela A. Ritchie
Generalinis vadybininkas
Prašymas
Prašymas yra rašytinis pranešimas, kuriuo siekiama padaryti nurodymą, kad artimiausioje ar artimiausioje ateityje tai būtų pasiekta, nukreipta į veiklą ar subjektus, kad būtų pasiektas kažkas, ką mums suteikia įstatymai.
Įžanga: Numatomas kelias, kuris sieja siuntėją su gavėju, nustatant asmenį: natūralų, juridinį, grupinį ar subjektą, kuris atveria ryšį už tikslo.
Kūnas: Tai apima fakto, antecedento ar paaiškinimo aprašymą, kuriuo emitentas atkreipia gavėjo dėmesį ir kviečia jį psichiškai pasidalyti teiginių teisingumu dokumentais ar pažymėjimais; priklauso nuo atvejo.
Išvada: tai yra prašymo uždarymas su padėka, būdinga emitento mandagumui
Padėka turėtų būti teikiama atsižvelgiant į galimą reagavimo laiko realybę; tai yra su veiksmažodžiu ateityje, nes atsakymas visada ateis ateityje. Šiuo aspektu tai galėtų būti galutinė frazė „ATSARGIAI“, po kurios ji būtų pasirašoma ir parafuota, tai atsakomybės už rašymą prisiėmimo ženklas.
Pavyzdys:
Prašymas
Nuoroda: PRAŠYMO KNYGA „KALBOS ANTOLOGIJA“
Santjagas 2003 m. Birželio 19 d
Pamela Ritchie, Universiteto mero studentė, Rūta: 29.558.621-4, vieniša, pagarbiai teigia:
Kadangi domiuosi kalbėjimo ir klausymo žmonių bendravimo tema, iš jūsų bibliotekos prašau Rafaelio Echeverrijos knygos „Kalbos antologija“, kad gautumėte geresnės informacijos minėta tema.
TODĖL prašau įtraukti šią knygą į jūsų katalogą.
ATSARGIAI LABAI BIBLIOTEKŲ DIREKTORIUI.
Pamela A. Ritchie
Bibliografija
- monographs.comworldwritting.comgoogle.com.ar
„Dolores Comas de Guembe“, „Matilde Domínguez de Bauzá“ ir kt., Literatūrinė įžanga III, Estrada, Buenos Airės, 4 red. 1984 m.
Norint papildyti tai, kas jau buvo išnagrinėta dokumente, rekomenduojamas šis vaizdo kursas, kurį sudaro 6 pamokos (37 minutės), apie komercinio bendravimo svarbą ir dokumentus, kurie yra jo dalis. Žinosite, kurie dokumentai yra dažniausiai naudojami rašytinėse komunikacijos užduotyse įmonėse, ir sužinosite, kaip teisingai juos rašyti. Rekomenduojamas.
Atsisiųskite originalų failą
