Grįžtamasis ryšys yra veikla, kuri gali tapti nepaprastai svarbiu patobulinimo įrankiu, netgi konkurenciniu pranašumu, tačiau jo panaudojimą daugelis organizacijų pamiršo, o tikroji jo paskirtis buvo klaidingai atspindėta kitose dėl netinkamo naudojimo.
Pradinė grįžtamojo ryšio prasmė yra pasidalyti su asmeniu ar jo grupe tam tikrame akte ar procese nurodytais pasiūlymais, rūpesčiais ir pastebėjimais, siekiant pagerinti jų veikimą. Štai kodėl vadinamasis „grįžtamasis ryšys“ yra puikus šalinant klaidas, nesėkmes ir ydas darbo grupėse, žmonėse ir visose organizacijose.
Nepaisant to, daugelis kompanijų atidėjo šios praktikos principus. Jie tiesiog neturi įpročio peržiūrėti ir analizuoti jų darbo būdus. Arba todėl, kad vengia susidurti su savo bendradarbiais; Jie turėjo neigiamos patirties, susijusios su netinkamu grįžtamojo ryšio diegimu, arba tiesiog todėl, kad tam nereikia laiko. Šiose įstaigose įprasta, kad tas pačias klaidas kartoja tas pats asmuo ar kažkas kitas.
Taip pat pastebime, kad viskas visada daroma taip pat, bet ne todėl, kad jie turi veiksmingą operacinę sistemą, o todėl, kad jiems trūksta naujovių. Tokiais atvejais komunikacijos ir užtikrintumo stoka tampa konvejerio juosta, kaip ir oro uosto bagaže, tik vietoj lagamino, kuris kartas nuo karto eina priešais mus, kas vėl pasirodo, yra tos pačios klaidos ir bloga praktika.
Kita vertus, yra kompanijų, kurios praktikuoja grįžtamąjį ryšį, tačiau neteisingas šios komunikacijos priemonės naudojimas verčia ją prarasti veiksmingumą ir kartu su galimybe tapti tikromis intelektualiomis organizacijomis, kuriose nuolatinis mokymasis leidžia joms tobulinti vykdymą, mažinti kaštus, didinti efektyvumą, diegti naujoves, ugdyti aukšto efektyvumo komandą ir kt.
Labai lengva nustatyti, ar pirminė grįžtamojo ryšio prasmė mūsų organizacijoje jau buvo iškraipyta. Pvz., Jei jūs pranešate, kad įvyks susitikimas, kuriame bus pateiktas grįžtamasis ryšys, kurie, jūsų manymu, yra neigiami klausimai, tada einame klaidingu keliu. Neigiamai mąstydamas turiu omenyje tokio tipo psichines asociacijas, susijusias su atsiliepimais: „jie sulauks mano dėmesio“, „jie tik kritikuos mano darbą ir pasirodymą“; „Atėjo laikas kankinimams ir skundams“; „Tai yra keršto laikas“, „Aš turėsiu klausytis popiežiaus ar tobulai ponui patarimo“; tt Gaila, kad procesas, kuris gali būti toks turtingas ir naudingas kuriant mokymąsi ir gerinant produktyvumą, tampa galvos skausmu arba vieta, kur galima atitaisyti ar kritikuoti kažkieno pasirodymą.
Tačiau ne viskas prarasta, mes galime susigrąžinti tikrąjį grįžtamojo ryšio jausmą ir kartu su pranašumais, kuriuos tai gali suteikti mūsų asmeniui, komandai ar visai organizacijai. Kai išmokstame profesionaliai duoti ir gauti grįžtamąjį ryšį, atveriame tobulėjimo galimybes ir galime sukurti didelį konkurencinį pranašumą savo įmonėje.
Atminkite, kad šiandien viena sėkmingų kompanijų dorybių yra susisteminti jų mokymosi procesus ir juos įgyti mums reikia išnaudoti savo sėkmėms ir klaidoms. Kai vykdome atitinkamą veiklą ar užbaigiame ciklą ar procesą, svarbu išanalizuoti, ką padarėme gerai, ką galime patobulinti ir ko turime užkirsti kelią, kad tai nepasikartotų, taip pat išsiaiškinti, kas sukėlė ankstesnius taškus. Tai yra grįžtamojo ryšio esmė ir tikslas, kai mes to nedarome ar negauname aktyviai, tikrai bus neigiamos pasekmės.
Tarp jų, vienas iš dažniausiai pasitaikančių, yra pažeisti profesiniai santykiai ir sumažėja kolegų, dalyvavusių „retro“ metu, pasitikėjimas.
10 praktinių idėjų, kaip turėti efektyvų grįžtamąjį ryšį įmonėje
Taigi pažvelkime į dešimt praktinių punktų, kurie gali būti naudingi mums, norint kuo geriau išnaudoti grįžtamojo ryšio procesus mūsų organizacijose.
1. Grįžtamojo ryšio teikimas turėtų būti dažnas procesas
Atminkite, kad pagrindinis tikslas yra skatinti mokymąsi ir tobulėjimą. Deja, kai kurios organizacijos grįžtamąjį ryšį rengia tik kas šešis mėnesius arba metinėje veiklos apžvalgoje. Įsivaizduokite teniso žaidėją ar golfo žaidėją, kurio treneris jums pasakys tik ką patobulinti kartą ar du per metus. Tai būtų baisu, nes iki to laiko jis tikrai jau pralaimėjo daugybę turnyrų. Turėtumėte gauti atsiliepimų po kiekvieno turnyro ar net jo metu. Tokiu būdu galite laiku ištaisyti ir nedelsdami pagerinti savo rezultatus. Įmonėse patogu daryti tą patį.
2. Grįžtamasis ryšys turėtų būti sisteminamas ar įteisinamas kaip norma
Svarbu, kad grįžtamojo ryšio sesija būtų oficiali bet kurio proceso dalis. Trumpus projektus patartina daryti baigus juos ir atliekant ilgesnius procesus, patartina suplanuoti kelis seansus, kad klaidos būtų ištaisytos ir sėkmės būtų kapitalizuotos.
3. Atsiliepimai nėra diskusija
Tai yra punktas, kuris paprastai pamiršamas ir grįžtamojo ryšio sesijas paverčia tikrais siužeto mūšiais. Kai kas nors pateikia mums atsiliepimų, turime tik išklausyti, užsirašyti ir nuspręsti, ko imsimės savo augimui ir kokių idėjų ketiname atsisakyti. Šios sesijos nėra skirtos mums paaiškinti ar pateisinti. Darbo ir analizės sesijose siekiama aptarti klausimus, o grįžtamojo ryšio sesijose - ne.
4. Pateikdami atsiliepimus turime remtis faktais
Norėdami išlaikyti objektyvumą, turime aprašyti, kas įvyko, o ne mūsų interpretacijas ir nuomones apie tai. Prieš kalbėdami patikrinkite, ar jums pagrįstos prielaidos ar patikrinami įvykiai. Prisiminkime, kad žmonės mąsto remdamiesi mūsų interpretacijomis ir praranda objektyvumą. Norėdami to išvengti, turime pakomentuoti faktus. Lengviausias būdas tai padaryti yra aprašyti, kas įvyko, ir nurodyti konkrečius pavyzdžius.
5. Idealiausias procesas yra akis į akį
Nors dabar technologijos leidžia mums rengti nuotolinius seansus, idealiausias dalykas yra rengti šiuos susitikimus asmeniškai, kad būtų galima keistis informacija, žiūrint kitam asmeniui į akis. Dažna klaida - kalbėtis žiūrint į lubas, grindis, langus ir pan. Tai panaikina pasitikėjimą ir sumažina proceso efektyvumą. Jei ketinate tai padaryti nuotoliniu būdu, rekomenduojama naudoti vaizdo sistemą, kad galėtumėte pamatyti kitą, o ne tik garso sistemą.
6. Suteikite atsiliepimų apie dalykus, kuriuos kitas asmuo gali pakeisti
Idėja yra generuoti mokymąsi ir patobulinimus, dėl tos pačios priežasties pagrindinis dėmesys pokalbyje turi būti nukreiptas į situacijas, kuriose minėtas asmuo turi galimybių modifikuoti.
7. Turi būti suteikta informacija apie tai, kas dalyvauja
Nors tai akivaizdu, kai kurie žmonės painioja grįžtamąjį ryšį su kalbėjimu apie nėra. Tai nėra grįžtamasis ryšys, tai yra paskalos. Ar kas nors gali pakeisti savo veiksmus dėl to, ko nekomentavo? Dalyvaujančiam asmeniui turėtų būti teikiama grįžtamoji informacija.
8. Tai turi būti laiku
Tai reiškia, kad neturėtume leisti per daug laiko praleisti. Neverta duoti „retro“ apie tai, kas nutiko prieš du mėnesius. Tai turėtų būti padaryta nedelsiant, kad visi turėtų omenyje tai, kas pasakyta, ir galėtų tai greitai ištaisyti.
9. Turime tai padaryti norėdami padėti, o ne bausti
Prieš teikdami atsiliepimus, mes turime ant lapo užrašyti klausimus, į kuriuos kreipsimės; Išsiaiškinkite faktus, kuriuos pacituosime, ir patikrinkite, ar mūsų tikslas nėra išjuokti, atkeršyti ar nubausti kitą. Jei mes tai padarėme, ne tik tai, kad susitikimas bus neveiksmingas, bet ir iškraipysime bet kokio vėlesnio grįžtamojo ryšio prasmę, nes pasklidęs žodis, kad mes darome norėdami pakenkti, o ne padėti.
10. Įtraukite grįžtamąjį ryšį į nuolatinio tobulinimo procesus
Naudokime grįžtamąjį ryšį kaip bendrą veiksmą tobulinimo procesuose - tiek asmeniniame, tiek grupiniame. Atminkite, kad ne tik galime duoti atsiliepimų, bet ir reikalaujame juos gauti. Tai reiškia nuolankumą ir mokinio požiūrį. Mums gali nepatikti tai, ką girdime, bet tikrai tai, ką turėtume išgirsti.
Ankstesni punktai yra idėjos, galinčios padidinti šių procesų efektyvumą, tačiau atitinkama dalis pasirodo iškart po jos ir susideda iš pastangų įgyvendinti tai, ką girdėjome, ir padėti tiems, kurie teikia grįžtamąjį ryšį, spręsti savo problemas. Galų gale mes siekiame geresnio vykdymo lygio ir rezultatų.
