Deryboms reikalingos žinios, įgūdžiai ir požiūris. Norint pasiekti derybų sėkmę, būtinas išankstinis pasirengimas, kurio pagrindiniai aspektai yra šie: apibrėžti tikslus, siekius ir kliūtis; apibrėžti taikomą strategiją, taktiką ir metodus; nustatyti derybų ribas ir galimus jų variantus; žinoti teisinę sistemą, kurioje vyks derybos; apibūdinti kolegą, jo derybinę grupę ir ją sudarančius žmones.
Tam labai svarbu sudaryti derybų grupę, nes aptariamų derybų sėkmė didele dalimi priklausys nuo jų parengimo.
Čia pateikiamas požiūris į derybų grupę taiko ir pripažįsta grupės darbo dinamikos, apibrėžiančios grupę kaip „ribotą žmonių rinkinį pagal laiko ir erdvės konstantas, tarpusavio kontaktą, sujungtą pagal jų vidinį atstovavimą ir naudą, naudą. kad užduotis yra siūloma tiesiogiai arba netiesiogiai… “.
Taigi derybų grupę galima laikyti grupe, į kurią orientuojamasi atliekant užduotis, kuriai būdingas konkrečios derybų užduoties vykdymas, kuriai reikalingas išankstinis grupės apibrėžimas, kad jos nariai geriau atliktų įvairius vaidmenis. Kitas jo bruožas yra lyderio (koordinatoriaus) apibrėžimas ir išcentrinių komunikacijos tinklų (iš grupės į aplinką) ir centripetalio (iš aplinkos į grupę) buvimas jų dinamikoje.
Būtina pasirengti derybų grupei, kad ji galėtų nukreipti derybas į savo tikslus ir pasinaudoti galimybėmis, atsirandančiomis kuriant ją.
Derybų metu užduotys, su kuriomis turi susidurti derybų grupė, yra skirtingos, todėl, kaip minėta pirmiau, būtina prisiimti skirtingus jos narių vaidmenis.
Vaidmuo yra organizuotas elgesio modelis, apibrėžiantis asmens užimamą poziciją. Derybų grupėje vaidmenys nustatomi iš anksto, atsižvelgiant į derybų strategiją ir jos tikslus. Tarp svarbiausių autoriaus nuomone:
- Vairuotojas (vadovas). Jis yra atsakingas už derybų grupės sudarymą ir paruošimą. Derybų metu turite prisiimti atsakomybę už komandą, net kai kitu metu nesate viršininkas. Nebūtina, kad tai būtų aukščiausias reitingas, netgi gali būti taktika, kurios nėra.
Jis atidaro derybų sesiją, kalba ir suteikia žodį savo grupės nariams; nustato ir nurodo kliūtis, kurias kelia užduotis; išanalizuoti vaidmenų funkcionalumą; uždaro derybų sesiją ir atsiskaito aukštesniems viršininkams.
- Sintezatorius. Jis atsakingas už klausimų pateikimą, paaiškinimų darymą, apibendrinimų apibendrinimą, derybų laiko pirkimą savo grupės ar vairuotojo naudai. Paaiškinkite pasiūlymus. Tai pagalbinis vairuotojas.
- Stebėtojas. Pagrindinis jūsų darbas derybų metu yra klausytis, įrašyti signalus, rinkti subtilybes ir niuansus, „skaityti“ bendrą atmosferą ir analizuoti kolegos narių reakcijas, pasirengimą ir santykius.
- Atsirandantis. To galima tikėtis ar sugalvoti derybose. Reaguoja į konkrečios situacijos aiškinimą. Tai padeda klimatui ir derybų proceso dinamikai.
Ji teigia arba perduoda kažką savo, tačiau tai visada atitinka derybų grupės interesus ir derybų tikslus. Skirtingose situacijose gali pasirodyti skirtingi iššokantys langai.
- Skulptūra. Tai yra ypatinga rūšis, kuriai derybose skiriami tam tikri neigiami aspektai. Tai sukuria nepalankų kitos šalies įvaizdį ir, atlikus savo vaidmenį, jis dažnai pašalinamas iš derybų grupės.
Norint vesti derybų grupę, reikia laikytis tam tikrų metodinių nurodymų. Visų pirma, reikia apibrėžti užduotį, grupės tikslą, atsakant į klausimą už ką? Kitas, sesijų turinys, nagrinėjama tema, kuri turi atsakyti į klausimą, kas? Jie vykdo savo veiklos plėtojimo procedūras, tai yra, derybų metodus, kurie bus taikomi ir kurie atsakys į klausimą, kaip? Visa tai reikia koordinuoti, kad būtų vadovaujamasi grupės procesu ir užduoties atlikimo būdais: dinamiška.
Metodinės gairės, kaip vesti derybų grupę
1. Užduotis: grupės tikslas. kam?
2. Tema: Užsiėmimų turinys. nei?
3. Metodai: veiklos tobulinimo procedūros. kaip?
4. Koordinavimas: vadovauja grupės procesui.
5. Dinamika: būdai atlikti užduotį.
Namų darbai
Grupės tikslas yra paruošti ir vykdyti duotas derybas - veiklą, kuriai bus skiriama daugiausia dėmesio. Dėl derybų įvairovės ir sudėtingumo dažnai reikia, kad grupę sudarytų žmonės iš skirtingų specialybių (verslo, teisininkų, ekonomistų, psichologų ir kt.).
Įvaldžius užduotį galima geriau paaiškinti, suprasti, suprasti ir mobilizuoti vaidmenis, kuriuos turi atlikti kiekvienas grupės narys.
Teminis
Grupės darbo sesijų turinys suskirstytas į du etapus: vieną prieš derybas, kitą - derybų plėtrai.
Prieš derybas sesijų turiniu bus siekiama išsiaiškinti užduotį ir ieškoti visos reikalingos informacijos, kuri leistų ją kontroliuoti kiekvienam grupės nariui. Šiuo metu svarbu apibrėžti kiekvieno jos nario vaidmenis vėlesniame etape.
Vystant derybas, turinį lems derybose padaryta pažanga ir gebėjimas valdyti bei pritaikyti įvairius metodus. Visas ankstesnis darbas atskleidžiamas šiame pastatyme, kuriame ne visada yra laiko pasikonsultuoti, o rezultatai kartais priklauso nuo komandos narių įgūdžių ir nuo jų judrumo bei reakcijos.
Technikos
Technika dažnai painiojama su dinamika. Abu elementai yra labai svarbūs. Derybų būdai yra įvairūs ir juos turi įsisavinti grupė pagal paskirtą užduotį ir strategiją, kurios reikia laikytis. Tiek metodai, tiek strategija turėtų būti aptariami su grupe, niekada neprivalomi. Tokiu būdu grupė bus labiau atsidavusi šiai užduočiai, kuri turi būti laikoma jų pačių užduotimi.
Technikos (kaip?) Turi atsakyti į temą (ką?) Ir patvirtinti užduotį (kam?).
Koordinacija
Grupės koordinatorius turėtų padėti bendrauti ir aktyviai dalyvauti grupėje. Be kita ko, ji atlieka šias funkcijas:
1. Prižiūrėkite ir palaikykite rėmą.
2. Kurti, skatinti ir palaikyti bendravimą.
3. Palengvinkite ryšį ir užduotį.
4. Atraskite ir nurodykite kliūtis, kurios kyla atliekant užduotį.
5. Skatinti naujų įnašų paiešką ir atradimą.
6. Aptikite kylančias situacijas: galimybes ir grėsmes.
7. Išanalizuokite vaidmenų funkcionalumą.
8. Apmąstykite narių santykius.
Dinamika
Tema susijusi su pagrindine užduotimi, jos aiškumu ir objektyvumu. Dinamika su šios užduoties atlikimo būdais (kaip?), Vaidmenų judėjimas ir klimatas ar aplinka, supanti tą grupės erdvę, suprantama kaip erdvė, kurią sukuria individo ir grupės sąveika jos metu besivystanti.
Teminiai ir dinaminiai elementai turi būti subalansuoti taip, kad jie prisidėtų prie to, kad užduotis būtų geriausiai išvystyta ir išskleista, nesukeliant įtampos tarp grupės narių.
Galima sakyti, kad nė vienos dvi derybos nėra vienodos, taigi ta pati derybų grupė kiekvienai derybai susidurs kūrybingai, net tada, kai tai bus tas pats produktas ir tas pats kolega, derybos turės skirtingas savybes, nes aplinka, kurioje jos vyks ne tas pats, kas ankstesnis, ir jo dalyviai nebus visiškai tokie patys. Žinojimas, kaip derėtis, šių metodų įvaldymas ir kultūringas atlikimas padeda sukurti gerą subjekto įvaizdį.
Pasirengimas deryboms yra vidinė derybų grupės veikla, plėtojama per darbo sesijas, kurių tikslas - išsiaiškinti užduotį, įsisavinti derybų temą, ieškoti reikalingos informacijos ir apibrėžti vaidmenis, kad kiekvienas iš komandos narių žinoti bendruosius derybų aspektus ir jų dalyvavimo ypatumus, kad būtų pasiekta didesnė grupės darna ir integracija.
Nei dvi derybos nėra vienodos, jos yra tokios įvairios, kaip įvairių produktų, paslaugų, veiklos ir veiksmų asortimentas, kuriuos teikia ir kuria įvairios institucijos ir įmonės, susijusios su tokio tipo funkcijomis.
Norint sėkmingai pasirengti deryboms, reikia atsižvelgti į šiuos elementus:
1. Grupės vieta derybų užduotyje:
- Ko reikia pasiekti. Kodėl taip siekiama? Interesų konfliktai. Interesų sutapimas 2. Derybų tikslai: ko reikia pasiekti. Ko norėtum pasiekti?
3. Informacija apie kitą sandorio šalį:
- Nariai: pareigos, kultūrinis lygis, stilius ir fonas. Derybininkų galia. Stiprybės ir silpnybės Požiūris į nuolatinį bendravimą su derybų grupe. Jūsų derybų tikslų prognozė: prioriteto tvarka Rezultatų, kuriuos reikia pasiekti, prognozė: svarbos tvarka. Teiktinos informacijos apibrėžimas. Įvertinkite, kada veiks dezinformacija.
4. Planavimas:
- Veiksmų plano (strategijos) parengimas tikslams pasiekti. Taip pat kaip ir konkrečios priemonės (taktika). Bendro požiūrio į derybas sprendimas: pulti, laukti, pasikliauti valdžia ir pan. Laikinosios pozicijos sprendimas ir pirminis pasiūlymas. Lankstumo lygis. Scenos nustatymas: aplinka, palaikanti norimą derybų toną; vieta, susitikimai, paslaugos ir kt., kurie padeda sukurti aplinką pagal pasirinktą strategiją, derybų lygį ir įvaizdį, kurį ketinama numatyti.
5. Darbo darbotvarkės apibrėžimas:
- Susitikimo vieta ir laikas, sąlygos, kontekstas Darbotvarkė: klausimai, kurie bus svarstomi pagal svarbą Pageidautini rezultatai prioriteto tvarka.
6. Vaidmenys:
- Apibrėžti komandos narių vaidmenis pradedant derybas. Peržiūrėkite kiekvienos darbo sesijos pabaigoje.
informacija
Pasirengimas deryboms didele dalimi priklauso nuo subjekto informacinės sistemos organizavimo. Tai turi būti pagrįsta subjekto struktūra, misija ir galimybėmis. Pagrindinė informacinė veikla apima: vidinės ir išorinės informacijos apie derybų objektą, partnerį ir jo derybininkus fiksavimą, taip pat šios informacijos vertinimą ir analizę bei jos paskleidimą Derybų grupės nariams ir kitiems dalyvaujantiems asmenims..
Žinant šią informaciją galima:
- Įvertinkite partnerio stipriąsias ir silpnąsias puses ir išsiaiškinkite savo derybų objekto atžvilgiu. Sužinokite apie kitos šalies nuomones Žinodami nuomones apie tai, sumažinkite netikrumą ir išvenkite netikėtumų. Paruoškite pasiūlymus ir jų variantus Atpažinkite derybos pokyčius ir susidurkite su jais.
Bendravimas
Bendravimas derybose yra svarbus, nes per jo formas išreiškiamas subjekto valdymas ir projektuojamas jo organizacinės kultūros įvaizdis, taigi, jo svarba rengiantis derybų grupei.
Tokiu būdu derybos yra ir bendravimo forma tarp dviejų ar daugiau šalių, turinčių bendrų ir priešingų interesų. Nuomonės pateikiamos derybų metu; Kiti priimami ir keičiamasi, kad būtų rasti tinkami sprendimai ir pasiektas visiems priimtinas kompromisas.
Būdami vadovaujantys darbuotojai, specialistai, pardavėjai, vykdytojai ir kiti subjekto atstovai, jie dažnai dalyvauja derybose su klientais, tiekėjais, platintojais ar kitais su veikla susijusiais žmonėmis, komunikacija, kuri užmezgama rengiantis deryboms ir jų metu., sukuria, palaiko ir plėtoja žmonių santykius, kurie kartais yra svarbesni nei izoliuoto susitarimo pasiekimas.
Bendravimo formos
Derybose komunikacijos formos gali būti įvairios: rašytinė, žodinė ir neverbalinė.
Pasinaudojant rašytine forma, keičiamasi žinutėmis, kurios galėtų padėti rengti Derybų grupę ir jos informaciją apie derybų objektą ar jos partnerį, taip pat užmegzti ar palaikyti santykius ir sukurti abipusio pasitikėjimo atmosferą.
Veiksmažodis forma yra pirminis vienas į derybų plėtrą ir nustato jos kursą ir sėkmingai užbaigtas.
Neverbalinis forma naudojama derybų metu. Jį sudaro gestai ir veiksmai, kurie veikia kaip ženklai ar ženklininkai ir gali būti naudojami savarankiškai arba kartu su žodine forma.
Visose šiose komunikacijos formose reikia atkreipti dėmesį į tai, kad perduodama žinia gavėjui būtų suprantama ir suprantama.
Derybos taip pat yra ypatinga semiotinio bendravimo forma, kuri dėl kodo (administracinės, teisinės, techninės, meninės kalbos ir kt.) Sankirtos įgyja specifinių savybių, nes šiame komunikacijos procese kiekviena šalis skleidžia pranešimus, kuriuos supranta kita. Atminkite, kad bendravimo metu jie įsikiša į tam tikrą grandinę: siuntėją, gavėją, pranešimą, kodą, referentą:
- Siuntėjas yra tas, kuris rengia ir išduoda pranešimą.
- Imtuvas yra tas, kuris gauna šį pranešimą. (Gavėjo žinios ir jo kodai padeda geriau suplanuoti pranešimą).
- Kodas, savo ruožtu, yra sutartinius ženklus reikalingų bendravimo, žinių kurią būtina parengti ir suprasti pranešimų sistema. Kodo žinojimas (techninis ar meninis arba kalbos, kuria jis yra kuriamas, žinios) yra būtinas vykdant konkrečią derybą. Derybininkas turi žinoti šiuos kodus ir mokėti juos naudoti bendraujant.
- Referentas, savo ruožtu, yra objektas ar daiktas, kuris yra minimas pranešimas.
Pranešimo parengimas
Paprastai komunikacija aiškinama kaip procesas, kurio metu siuntėjas, remdamasis tam tikrais kodais, parengia pranešimą, perduodamą per kanalą, kurį gavęs dekoduoja jo gavėjas, kuris pateiks atsakymą, kurį gali sudaryti grįžimo žinutė, požiūris, sprendimas ar elgesys.
Dabar pranešimo kūrimas taip pat yra procesas, tik tai, kad jis vykdomas atvirkščiai: Pradedamas apibrėžti, koks yra pageidaujamas imtuvo atsakas, remiantis šio imtuvo kodų žiniomis, apibrėžtas patogiausias kanalas ir kad geriausiai tinka žiniai, kurią norite transliuoti. Tada pranešimas parengiamas naudojant kodus (kalbą). Tokiu būdu pasiekta reakcija turi didesnę tikimybę atitikti numatomą atsakymą.
Pranešimas gali turėti dviejų tipų pagrindines reikšmes: tiesioginę ir netiesioginę. Tiesioginė prasmė išreiškia teisingą tai, kas yra išreikšta. Dažniausiai tai pasireiškia žodine forma. Netiesioginė prasmė išreiškia jausmą tarp eilučių, kartais metaforišką.
Visa reikšmių, kurias galima gauti pranešime, įvairovė rodo komunikacijos proceso sudėtingumą ir poreikį išanalizuoti kiekvieną iš šių veiksnių, kad būtų galima geriau suprasti derybų metu gautų ir skleidžiamų pranešimų reikšmes.
Sistema
Pranešimo aiškinimas priklauso nuo atpažįstamų kodų. Tai vadinama atskaitos sistema. Tiek, kiek siuntėjo ir gavėjo atskaitos rėmai yra skirtingi ar panašūs, komunikacija bus palanki ar ne.
Kadangi asmens kultūra vaidina svarbų vaidmenį apibūdinant ir apibrėžiant jo elgesį, rengiant pranešimą ir įvertinant jo supratimą, į šią sąlygą reikia atsižvelgti. Siuntėjų ir gavėjų iš skirtingų kultūrų procesas gali būti sudėtingesnis.
Nereikėtų pamiršti, kad žmonės, gaunantys žinutę, paprastai ją susieja su socialine vaizduote ir socialinių grupių, kurioms jie priklauso, išgyvenimais. Jie vertins žinią, laikys ją neigiama ar teigiama; priimtini ar smerkiami, atsižvelgiant į tai, kaip tai padeda ar suteikia vertės jų socialinei grupei. Šis orientacinis rėmas yra tam tikras informacijos „filtras“, nes skirtingos grupės gali įsisavinti akivaizdų turinį kaip numanomą turinį ir atvirkščiai, arba jos taip pat gali transformuoti manifesto turinį į priešingą.
Bendravimo kliūtys
Labai įvairios gali būti kliūtys, su kuriomis bendraujama derybų metu. Vienas iš jų yra skirtingas šalių ar jų narių požiūris į problemą ar derybų aspektą. Šis suvokimas priklauso nuo asmens profesinio pasirengimo, kultūros, patirties, kodeksų ir kalbos.
Kita kliūtis gali būti emocijų nesuvaldymas. Pyktis, gynybinis požiūris, baimė ar gėda, kurie gali sukelti nereikalingą konfliktą.
Nors kalba yra par excellence komunikacijos priemonė, kartu su ja kūno judesių, aprangos, gestų ir veido išraiškų įtaka tam tikrose derybų situacijose labai ryški, jei stebėtojas yra dėmesingas. Tai žinodami leidžia pastebėti, kai nėra žodinio ir neverbalinio bendravimo atitikmenų, jei taip, tai akivaizdu, kad iškilo bendravimo barjeras.
Nepasitikėjimas yra dar vienas barjeras, kuris egzistuoja tarpusavio neišmanymą dalių, tačiau, galima įveikti per derybų plėtra, ar net geriau, tuo jos rengimo stadijoje.
Kaip buvo paaiškinta, visi pasirengimo deryboms darbai paaiškėja vykstant deryboms ir jų darbo sesijoms. Tai yra savotiškas inscenizavimas (be repeticijos), kuriam ne visada būna laiko konsultacijoms ir paprastai pasiekia rezultatų, kurie priklauso nuo derybų grupės narių sugebėjimo ir judrumo bei reakcijos.
Bibliografija
Administracijos penktasis leidimas. Aštuonioliktas skyrius Bendravimas ir derybos. psl. 563-594.
Užsienio prekybos paslaugų centras. Tarptautinių derybų metodai. Meksika, 1992 m.
Guiraudas, Pjeras. Semiologija. Siglo XXI Editores, ed. 23, Meksika, 1997. 133 psl.
Lesiker, Raymond V. „Bendrasis semantikos požiūris į komunikacijos kliūtis organizacijose“: Organizacijos elgsena: Skaitymo knyga. NY. Mc Graw Hill. 1977 m.
Masvidalas, Mario. Paskaitos „Kultūros ir komunikacijos“ modulyje. YRA. 2000 m. Sausio mėn.
Paoli, J. Antonio. Bendravimas ir informacija. Teorinės perspektyvos. Red Trillas. Meksika, 1989. 138 psl.
Roy Lewicki ir Josepth Litterer. Derybos ir derybininkas. nendrės, pratybos ir atvejai, namų mediena III. Irwinas, 1985 m
