"Tai, ko negalima išmatuoti, negali būti valdoma." Vienas didžiausių sunkumų, su kuriais susiduria MVĮ, yra supratimas apie administravimo svarbą.
Didžioji dauguma neįsivaizduoja savo išlaidų, rezultatų ir negali įvertinti veiksmų ir pakeitimų, padarytų siekiant patobulinti, pasekmių.
Visi jie, nesvarbu, kokie jie yra nedideli, generuoja informaciją (išrašo sąskaitas, perka, moka, renka, transformuoja medžiagas ar teikia paslaugas), net ir tie, kurie neturi apskaitos tvarkymo sistemos.
Problema slypi tame, kaip ši informacija naudojama.
Jei nesuprantamas pagrindinis administracijos tikslas, greičiausiai bus tvarkoma begalė skaičių, kurie nieko nereiškia ir neatspindi įmonės realybės.
Buhalteriai turėtų būti atsakingi už šios informacijos kaip priemonės generavimą ir pateikimą, tačiau paprastai taip nėra. (Žr. To paties autoriaus straipsnį „Viešasis buhalteris MVĮ“).
Administravimo tikslas
Pagrindinis administracijos tikslas ir priežastis yra kaupti informaciją.
Ši informacija turi būti kaupiama dviem kryptimis:
„Iš įmonės pusės“ yra informacija, kuri paprastai tvarkoma, ir labai gerai, kad ji yra skirta išorinėms organizacijoms (bankams, mokesčių inspekcijai, vyriausybei ir tiekėjams), pavyzdžiui, mokesčių deklaracijas, balansus, finansinės būklės ataskaitas ir kt.. Šiuo atžvilgiu valstybiniai buhalteriai yra mokomi labai efektyviai valdyti tą informacijos kraštą.
„Bendrovės vidaus link“, tai yra informacijos naudojimas kaip sprendimo priemonė. Tam jis turi būti pateiktas taip, kad parodytų tikruosius valdymo rezultatus.
Yra keletas rodiklių, kuriuos būtina žinoti norint priimti sprendimus, kurie taip pat turi du tikslus:
- Duokite mums valdymo rezultatus
- Sugeneruokite taisymo ar patobulinimo veiksmus.
- Pagrindinė įmonės lygtis
Tai yra labai paprasta lygtis, suteikianti įrankius tobulėjimui ir verslo rezultatams.
Galimų klientų skaičius
(Duomenų bazė arba klientų skaičius, kurie galėjo pirkti iš mūsų)
X
Surinkimo norma
(proc. klientų, kurie perka iš mūsų, palyginti su galimų klientų skaičiumi)
=
Klientų skaičius
X
Pirkėjų skaičius per metus vienam klientui
(Vidutinis vieno kliento pirkinys per metus Sąskaitų faktūrų skaičius / Pirkusių klientų skaičius)
X
USD už pirkinį
(Vidutinis kiekvieno pirkimo atsiskaitymas Atsiskaitymas / sąskaitų skaičius)
=
Bendros pajamos
X
gauti%
=
Metinė grąža
Ši paprasta lygtis, kurią galima pritaikyti bet kokio dydžio organizacijoms, pasakoja apie įmonės valdymo efektyvumą.
Turime puikiai žinoti kiekvieną iš šių skaičių.
Taigi valdymas susideda iš kiekvienos iš jų padidėjimo tikslų nustatymo, įdomu atlikti pratimą, kad pamatytumėte, kaip padidėja metinis pelningumas, padidėjantis 5% kiekvienam mūsų įmonės pagrindinės lygties rodikliui. Tai neatrodo neįmanoma užduotis, tačiau ją labai lengva pasiekti, o rezultatai stebina.
Pažiūrėkime, kaip galime optimizuoti kiekvieną iš šių rodiklių.
Galimų klientų skaičius: tai yra žmonės ar įmonės, kuriems gali reikėti mūsų produktų ar paslaugų. Labai svarbu turėti jų duomenų bazę. Daug kartų rinka yra tokia plati, kad atrodo neįmanoma visų pažinti, tačiau tikslas yra pabandyti kuo daugiau sužinoti apie segmentą ir pamatyti, kaip mes darome, kad tie, kurie nežino mūsų produkto, žinotų, kad mes egzistuojame.
Surinkimo indeksas: klientų, kurie perka iš mūsų, procentas nuo galimų klientų. Norėdami padidinti šį indeksą, turime pabandyti žinoti suvokimą ir pasiūlyti šiems potencialiems klientams tai, ko jiems reikia. Trumpai tariant, tai yra naujų klientų, kuriuos mes įtraukiame, skaičius. Tai yra rinkodaros veiksmų rezultatas, kurį mes nusprendžiame.
Turime įvertinti visų reklaminių veiksmų efektyvumą, jei jie netaps nenaudingomis išlaidomis. Labai lengva paklausti klientų, kaip jie pateko pas mus, ir užfiksuoti atsakymą.
Klientų skaičius: Tai nėra nei daugiau, nei mažiau nei visas klientų skaičius, perkančių iš mūsų.
Pirkėjų skaičius per metus vienam klientui: Mes turime giliai išanalizuoti klientų bazę. Žinokite, kiek kiekvienas perka mus per mėnesį, ir remdamiesi tuo įsitikinkite, kokį pelningumą tai mums palieka.
Verslo valdyme yra labai mažai absoliučių tiesų, ir viena iš jų sako, kad „20% klientų sukuria mums 80% apyvartos“ ir paprastai jie yra labiausiai piktnaudžiaujami klientai. Tada bus siekiama išsiaiškinti, kaip mes darome, kad visi klientai daugiau kartų pirktų iš mūsų.
USD už pirkinį: tai yra vienos išrašytos sąskaitos sumos vidurkis, tai yra kiekvieno kliento pardavimo vidurkis. Turime išsikelti tikslą didinti didindami kainas, jei rinka tai leidžia, didindami naudojimo dažnumą ar parduodant kitas prekes.
Bendros pajamos: Tai yra metinė apyvarta. Tai yra rodiklis, kurį visi žino, tačiau pasiekus šį skaičių analizuojant: klientų skaičių ir kiekvieno kliento vidutinišką USD už pirkinį, galime nukreipti tobulinimo veiksmus, sužinoti apie pokyčius ir taip kontroliuoti, ar tie veiksmai pasiekiami laukiamas rezultatas.
Pelno%: Pelningumą palieka kiekvienas atsiskaitymo pesas, žinodamas, kad šis skaičius susijęs su įmonės išlaidų žinojimu. Šio skaičiaus optimizavimo veiksmai yra susiję su sąnaudų mažinimu, pirkimų gerinimu, produktyvumu ir kt.
Metinis pelningumas: Tai yra: bendrovės pagrindimas, suprantama, kad daugelis verslininkų tobulai nežino šio skaičiaus.
Jei šios bazinės lygties skaičiai yra žinomi, mes galime planuoti tobulinimo veiksmus ir turėsime įrankį atliktų veiksmų rezultatams įvertinti.
Realus atvejis: galbūt tai padės geriau suprasti pagrindinės lygties paprastumą ir naudingumą
Žinomų perspektyvų skaičius 350
X
Fiksų rodiklis 24,3%
=
Aktyvių klientų skaičius 85
X
Pirkimų skaičius x klientas per metus (vidutiniškai) 7
X
USD už sąskaitą (vidutiniškai) 1 300 USD
=
Bendra metinė sąskaita 773 500 USD
X
% pelnas 13%
=
Metinė grąža 100 555 USD
Aš palieku skaitytojams galimybę pratęsti kiekvieno parametro padidinimą 5%, o tai pasiekti neatrodo labai sunku ir priklauso nuo mūsų. Aš padidinu rezultatą, metinis pelningumas siekia 139 131 USD, beveik 40 000 USD daugiau per metus !!!
Išlaidų analizė
Paprastai MVĮ neturi aiškaus supratimo apie savo veiklos sąnaudas, jos taip pat apsunkina kriterijus, kaip paskirstyti netiesiogines išlaidas kiekviename gaminio vienete, ir niekada nesužino, koks pelningumas palieka juos kiekvienam pardavimui. Jie nežino, koks yra lūžio taškas ir koks yra bendrovės grynasis pelnas.
Yra keletas išlaidų analizės metodų, tačiau, mano manymu, paprastesnis yra fiksuotosios išlaidos, kintamos išlaidos ir ribinis įnašas, kurį mes įgyvendiname visose MVĮ, su kuriomis dirbame. Tikiuosi, kad išlaidų supaprastinimo ekspertai nepažeis šio supaprastinimo, tikslas yra turėti paprastą sprendimų priėmimo įrankį, kuris būtų ypač naudingas MVĮ. Manau, kad klaidos, kurios gali būti padarytos, yra kompensuojamos skaičiavimo paprastumu ir kad jos neturi įtakos galutiniam rezultatui, atsižvelgiant į kiekvienos įmonės dydį ir sudėtingumą.
Norėdami naudoti šią skaičiavimo sistemą, turime nustatyti kriterijų, kurie yra išlaidos, kurias laikysime fiksuotomis, ir kurie kintamieji.
Kintamos išlaidos (CV): yra tokios, kurios skiriasi priklausomai nuo pagaminto kiekio, tai yra, jei pagaminame daugiau, išleidžiame daugiau, pavyzdžiui: medžiagoms, žaliavoms, pakavimui, štampų amortizacijai ir viskam, kas yra produkto dalis.
Fiksuotos išlaidos (CF): ar mes jas turime kiekvieną mėnesį, net jei nieko negaminame, tai yra, jos nepriklauso nuo pagaminto kiekio. Priežiūros ir vadovų atlyginimai, nuomos mokesčiai, kai kurie mokesčiai, direktorių atlyginimai (atminkite, kad tai turi būti išlaidų dalis) ir visos tos bendrosios išlaidos.
Kriterijai: reikia apibrėžti kriterijų, kurios išlaidos laikomos pastoviomis ir kurios kintamos išlaidos, didžiausia ir daugiausia diskusijų sukelianti problema yra darbo jėga. Visais atvejais mažosiose ir vidutinėse įmonėse patariu tai laikyti fiksuotomis išlaidomis, nes paprastai atlyginimas turi būti vienodas kas dvi savaites, nepriklausomai nuo to, ar jis pagamintas.
Paslaugos (elektra, dujos, telefonas) taip pat pataria laikyti jas fiksuotomis, nebent kai kurias iš jų galima patikimai priskirti kiekvienam gaminio vienetui.
Apibrėžę kriterijus ir sužinoję visas išlaidas, galime apskaičiuoti, koks yra įmonės pelningumas.
Skaičiavimo metodas
Nomenklatūra: kintamos CV išlaidos
Pastovios išlaidos CF
Mažmeninė kaina PV
Ribinis įnašas CM
CM = PV - CV
Ribinis įnašas yra skirtumas tarp kiekvieno produkto vieneto pardavimo kainos ir kintamųjų išlaidų.
Šis ribinis įnašas naudojamas fiksuotoms išlaidoms padengti. Kai bendras CM pasieks apmokėti fiksuotas išlaidas, sakome, kad esame pusiausvyros taške, tai yra sąskaitoje, kuri apmoka mums išlaidas neprarandant ir nenugalint.
Kai CM (bendras) = CF mes esame pusiausvyros taške
Vidutinis CM% = Vidutinis CM / Bendras atsiskaitymo PV
Taigi CM CM = vidutiniškai CM% x PV bendra sąskaita
Pusiausvyros taške
PV (viso balanso sąskaitos) = CF / CM% vidurkis
Taigi mes galime nustatyti ribinį indėlį pagal produktą ir žinoti vidutinį ribinį indėlį to, ką mes apmokestiname. Mes taip pat turime nustatyti minimalų ribinį įnašą, kad apibrėžtume kainas, remiantis turimomis fiksuotomis sąnaudomis ir lengvumu pasiekti lūžio tašką. Visada atsimindami, kad kainas nustato rinka, o ne mūsų išlaidos, nebent tai yra naujas ar monopolinis produktas, ir net tokiu atveju rinka visada nustato kainą pagal kainą.
Pasiekus pusiausvyros tašką, prekybos sąlygos yra skirtingos, galiu nuspręsti nemažinti kainos, nes aš jau pasiekiau tą tikslą arba, atvirkščiai, jas nuleidžiu, nes bet koks ribinis įnašas, viršijantis pusiausvyros tašką, yra pelningumas.
Realus atvejis: Konkretus atvejis gali padėti suprasti sąvoką.
Tai automobilių aksesuarų gamintojas.
Fiksuotos išlaidos: Kintančios išlaidos: A produktas B produktas
Atlyginimai 17 500 USD Medžiagos 12,50 16,70
Nuoma 700 USD Pakuotė 0,22 0,22
Luzas, TE 2200 USD Matricų amortizacija 0.12 0.12
Dujų 800 USD identifikavimo kortelė 0,16 0,16
Direktoriaus atlyginimai 15 000 USD Iš viso 13,00 USD 17,20 USD
Iš viso 36 200 USD pardavimo kaina 35,00 USD 40,00 USD
Ribinis mokestis 22,00 USD 22,80 USD
CM% 0,63 0,57
Jei darysime prielaidą, kad pardavimų dalis sudaro 50% kiekvieno produkto, vidutinis CM% yra 0,6
Taigi
Sąskaitos balansas = CF / CM% = 36 200 USD / 0,6 = 60 333 USD Atsiskaitymas, apimantis fiksuotas išlaidas, nėra uždirbamas ar prarandamas.
Viršijus šią sąskaitą, kiekvieno 100 USD pardavimo pelningumas yra 60 USD
Išvados:
Suskaičiavus kompaniją skaičiais, jausmai išnyksta ir paverčiami tikrumu.
Priimti sprendimus nežinant patikimiausios tikrovės yra tarsi pradėti kelionę nežinant tikslo, nežinant, ar turime kuro, ar pasirinktas maršrutas yra tinkamas keliauti.
Turime sugebėti įvertinti patobulinimo veiksmų rezultatą, žinoti, ar mes pasiekiame siūlomus tikslus, kurie visada turi būti skaičiai.
Užuot sakę, kad aš geresnis, turėtume galėti pasakyti, kad užaugau 10 proc.
Atsisiųskite originalų failą
